Eisenhower: o general que virou sistema tarefas

Por Hugo Leonardo Matos Albuquerque, professor e consultor de aprendizagem

Cofundador do Honestidade Intelectual

Estamos na era da informação e, hoje, todos sofrem com a velocidade de praticamente tudo: prazos menores para entregar trabalhos, mais conteúdo para se estudar, a exigência de cada vez mais velocidade, múltiplas responsabilidades, cobranças por sucesso e dificuldade crescente para destacar-se na carreira ou mesmo encontrar tempo livre para o descanso e lazer. Problemas dessa natureza muitas vezes se acumulam por um fator extremamente elementar: em nossa maioria, não sabemos como priorizar tarefas.

Em função deste problema vamos acumulando pendências e mais pendências e, quando nos damos conta, acabamos causando um dos dois desfechos: ou deixamos de cumprir nossas responsabilidades e perdendo credibilidade perante nossos colegas, amigos e familiares; ou passamos a recorrer constantemente a outras pessoas para nos ajudar. Embora esta prática seja muito comum, não é saudável se usada constantemente porque passamos a depender de outros para resolver nossos próprios problemas. Vejam bem que não estou dizendo que pedir ajuda não é válido mas que fazer disso um hábito pode sim indicar desorganização ou mesmo irresponsabilidade.

Por esses motivos e para dar um pouco de luz à questão e quem sabe melhorar um pouco a vida de várias pessoas, trago aqui, para o alívio de muitos e gratidão de mais pessoas ainda, um sistema rápido e simples que pode ser usado por qualquer pessoa, é gratuito e se aplica a qualquer situação. Estou falando do sistema desenvolvido pelo general e ex-presidente americano (período de 1953 a 1961) Dwight Eisenhower, cujo sistema de execução de tarefas leva seu nome: o sistema Eisenhower de prioridade de tarefas.

De acordo com esse sistema, qualquer tarefa que possamos ter será reduzida a poder apresentar ou não apenas duas características: "I" para "Importância" ou "U" para "Urgência".

Quando algo é importante, significa o grande impacto que uma tarefa poderá causar nas nossas vidas, se envolve mais de uma pessoa ou até mesmo se há risco a alguém caso a tarefa não seja realizada. Em resumo, tem a ver com o impacto e a gravidade.

Já a urgência significa que a tarefa deve ser feita o mais rápido possível, seja por estar atrelada a prazos ou por pessoas dependerem dela. Podemos, por exemplo, ter um relatório a ser entregue no dia seguinte, uma ficha de atividades complementares de algum curso ou treinamento valendo nota para o dia seguinte ou um relatório de resumo do progresso gerado na semana em uma empresa. O que importa é que tem a ver com pouco tempo disponível.

Além disso, para fins de classificação o sistema usa a seguinte classificação complementar: quando uma tarefa não for urgente, ao invés de ignorarmos este elemento, a chamaremos de tarefa “não urgente”. Da mesma maneira, quando outra tarefa não for importante, diremos que a tarefa é “não importante”. Estes elementos serão fundamentais para a explicação a seguir.

Ao combinar todos os elementos apresentados a pouco, teremos quatro possíveis combinações:

  1. IU (importante e urgente)

  2. InU (importante e não urgente)

  3. nIU (não importante e urgente)

  4. nInU (não importante e não urgente)

Agora começa a mágica desse sistema: com base nestas classificações, organizaremos nossas tarefas a partir de quatro quadrantes, ou grupos. Para cada quadrante, teremos uma atitude diferente.

As tarefas do 1° quadrante são as do tipo IU (importante e urgente). Como exemplos temos crises, reuniões urgentes, problemas inadiáveis, como saúde e projetos com data marcada. Para tarefas desse quadrante, nossa ação é FAZER IMEDIATAMENTE. Pare tudo o que estiver fazendo e não espere, faça neste exato momento.

As tarefas do 2° quadrante são as do tipo InU (importante e não urgente). Como exemplos temos ações de prevenção, desenvolvimento de relacionamentos, ações de aprendizagem e desenvolvimento pessoal e muitas outras que costumam levar tempo e exigem paciência para gerarem resultados satisfatórios. Para tarefas desse quadrante, nossa ação é PLANEJAR DATA E HORÁRIO NA AGENDA para fazê-los. Dessa forma, você retira toda a ansiedade e estresse decorrentes de ficar pensando nessas tarefas que agora não ficarão mais soltas, sem sair do lugar, e terão seu momento certo para execução.

As tarefas do 3° quadrante são as do tipo nIU (não importante e urgente). Como exemplos temos telefonemas rotineiros, reuniões padrão, interrupções corriqueiras e as urgências de outras pessoas; isso mesmo, a urgência o outro não deve ser necessariamente uma urgência sua. Para tarefas desse quadrante, nossa ação é DELEGAR a outra pessoa. Tudo aquilo que outra pessoa puder fazer no seu lugar sem que isso cause prejuízo ou dano, delegue. Um detalhe fundamental: não assuma tarefas pequenas só porque são fáceis. Este é, de fato, o principal motivo da falta de tempo da maioria das pessoas: de tanto acumulares tarefas simples e pequenas, ficam completamente sem tempo para as mais sérias. Nosso pensamento deverá ser o contrário: se é fácil e rápido então alguém pode fazer no meu lugar. Dê espaço em sua agenda a tarefas importantes de fato.

Por fim, as tarefas do 4° quadrante são as do tipo nInU (não importante e não urgente). Aqui temos praticamente todas as ações de lazer, entretenimento e descanso, como Netflix, “jogar conversa”, redes sociais e ações derivadas do tédio. Estas nem poderiam ser chamadas tarefas no sentido estrito da palavra, mas vamos manter assim para não confundirmos o leitor. Aqui, nossa ação é REDUZIR ou ELIMINAR. Caso tenha espaços em sua agenda, isso significa que você pode manter a maioria das ações deste quadrante sem se prejudicar, mas reduzi-las pode te ajudar bastante a ser mais produtivo no dia a dia. Agora caso você esteja no cenário de agenda totalmente lotada, sinto dizer, mas você precisará eliminar sim algumas dessas atividades, pois provavelmente elas são o principal motivo da sua falta de tempo.

Agora que explicamos totalmente esse sistema, apresentarei um ajuste feito por mim. Embora seja bastante conhecido na literatura de alta performance e processo decisório, por sentir falta de um elemento de “desempate” entre tarefas do mesmo quadrante, resolvi acrescentar por minha conta e risco um terceiro fator: a letra "T", que significa o "Tempo necessário para concluir a tarefa”. O "porquê" desse “upgrade” eu explico agora. Se estamos em um dilema sobre qual tarefa realizar, se começarmos com as tarefas que mais demoram, teremos concluído pouca coisa em um determinado momento. Agora se começamos, dentro do mesmo quadrante, as atividades mais curtas, em um mesmo período de tempo teremos realizado muito mais coisas de forma que a tarefa mais longa poderá, enfim, ser feita com mais calma e tranquilidade, uma vez que é a última restante. Além disso, ao olharmos para o quanto conseguimos realizar em pouco tempo, isto produz em nós um fator motivacional poderosíssimo, elevando nossa autoestima e nos deixando orgulhosos de nós mesmos.

Esse “T” não precisa ser inserido para criar novos quadrantes, produzindo assim uma bela confusão. A palavra-chave aqui é “desempate”. Use o critério do tempo necessário para escolher qual tarefa, dentro do mesmo quadrante, você deverá fazer antes da outra. Quanto mais curta, mais prioritária. Faça mais em menos tempo.

Tenho certeza que, aplicando esse sistema, podemos nos “desafogar” um pouco de nossa rotina ociosa e por vezes frustrante para passar a criar qualidade de vida no dia a dia, nos desenvolvermos mais como seres humanos, contribuir mais para a vida do outro, sermos mais felizes e, quem sabe, criar novos movimentos de planejamento e organização que podem, pouco a pouco, mudar o mundo.

Até a próxima.


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